Правила хранения финансовых документов

Одни из самых важных типов документации — это финансовые бумаги. Налоговая служба тщательно следит, чтобы организации не утаивали информацию о доходах и расходах. И не допускает путаницы в отчетах. Потеря, ненадлежащее хранение или непоследовательное предоставление документов рассматриваются не только как халатность, за которую можно получить “административку” и штраф. Но и даже как преступный умысел, за которым следует уголовное расследование. И доказать, что руководство компании просто не уследило за документооборотом, слишком сложно.

Так что хранение бухгалтерских документов нужно проводить по правилам. Ниже представлены основные требования к архивации физических бумажных носителей финансовой информации.

Требования к архивному хранению финансовых документов

Обычно в декабре бухгалтерия занимается сбором полного кейса всех документов, связанных с материально-денежной сферой. Этого требует закон о хранении бухгалтерских документов (№402-ФЗ). Выпасть из списка могут только документы, находящиеся в работе, но тогда нужно сделать с них копии. В организации обязательно должен быть сейф, в который эти документы помещаются после обработки, сортировки и прошивки. Хранение бухгалтерских документов в офисе длится до 4 лет. Но бумаги отдельных направлений могут хранится и дольше — например, балансы и учетные записи.

А потом их можно передавать в архив. Выкидывать или шредировать их нельзя ни в коем случае — только комиссия от госархива может решить, уничтожать бумаги или сохранять. Причем зачастую передача в архив подшивок стоит некоторую сумму, тогда как для ликвидированных компаний услуги архива бесплатны.

Как осуществляется архивное хранение

Ответственный работник предприятия или приглашенный специалист, например, из компании по архивным услугам ARHIV-PRO, проводит на хранение финансовых документов все нужные бумаги. Для начала их нужно перебрать, чтобы ничего лишнего не было и не потерялись никакие важные листы. Потом проводится структуризация и опись массы документов. Все это собирается в несколько блоков, которые подшиваются в единую папку. Папки опечатываются, подкрепляются подписями и печатями от руководства и отправляются в шкаф или сейф, которые соответствуют закону о хранении финансовых документов.

Уточните у консультантов ARHIV-PRO все шаги в процессе отправки на хранение бухгалтерских документов. Бесплатные консультации проводятся даже для тех, кто не готов сразу заказать услуги компании.

Как получить услуги по хранению финансовых документов

Один Ваш звонок или подача заявки на сайте ARHIV-PRO, и ответственная компания приступит к делу. Договором будут подкреплены обязательства исполнителя. Это исключит ошибки, и повысит Вашу уверенность в качестве выполнения работ. Оценщики приедут в Ваш офис бесплатно, чтобы уточнить особенности работы, объем и сроки. А так же цену, которая не будет скакать после завершения заказа. Вам нужно лишь заранее предупредить команду специалистов, нужно ли будет работать с секретными бумагами, или что в период оценки представлен не весь фронт работ. Компания обязательно пойдет Вам на встречу. И стоимость будет гарантированно ниже рыночной от 15%.

С уважением, ARHIV-PRO