Как сдать документы в архив

Обязанность каждого юрлица по ведению и сохранению документации прописана в Федеральном законе №125. Что полностью обосновано, ведь по официальным бумагам можно проследить весь путь существования предприятия, найти ошибки и исправить их, отчитаться перед государством о своей деятельности. Чтобы ни одна справка не потерялась, всем организациям рано или поздно нужно сдать в архив документацию.

Сроки сдачи документации

редко бывает так, что сдать документы в архив нужно сразу все. Разве что если организация закрывается. А так можно передавать на госхранение дела, которые уже завершены, реже — которые еще в процессе работы, но очень долгосрочные. Главное условие — отдать закрытую документацию не позднее чем через 3 года после завершения ее активности.

Например, уволился работник, или выполнен заказ по перевозке шлакоблоков из Сибири за границу. Сдавайте документы по завершению календарного текущего года, или, если так удобнее, через 3 года. Ведь у Вас может быть небольшой документооборот. А с одним листом идти в архив не имеет смысла.

Сроки хранения документации

Меньше всего хранятся видео и аудиозаписи и фотоснимки — от трех до пяти лет. Всяческие технические бумаги и проекты — двадцать лет. Как и выданные патенты. А вот документы о производстве, приеме и увольнении сотрудников, собственности лежат на полках государственного архива до 75 лет. Но это так называемое постоянное хранение. А временное доходит всего до 10 лет. Правда, только уполномоченным специалист может точно сказать, нужна ли сдача документов в архив на постоянное хранение или временное. Временное удобно тем, что требования к оформлению и систематизации не так строго, как постоянное.

Подготовка документов перед сдачей в архив на постоянное хранение

Сдача документов в государственный архив сопровождается разделением по тематике и времени, прошивка в единые блоки нужных листов, написание “содержания” архивной папки, и ее опечатывание. Так что Вам придется перечитать каждый лист в своем сейфе и на рабочей полке, соединить в требуемом порядке каждую страницу. И возможно даже перепечатать некоторые документы. Например, если нет отступа слева на 2 см, то текст при прошивке окажется под нитью. И прочесть его будет нельзя. А этого в архиве не допускается.

Почему нужно обратиться к профессионалам

Сдача документов в государственный архив дело ответственное. Нарушения порядка сдачи карается даже на уровне Уголовного Кодекса. Вот поэтому нужно поручить сдать документы тем, кто знает, как это правильно делается.

Команда ARHIV-PRO трудится в Москве и Мо более 10 лет. Никаких ошибок, просачивания информации о клиентах или несвоевременного выполнения заказа — только профессиональным подход и контроль. За 2 дня выполняется любой объем работы, причем на Вашей территории и с бесплатным выездом на место. Острая срочность — приоритет, даже если клиент не может сразу оплатить услуги компании. Ведь Вы всегда можете оформить отсроченный платеж. Напишите заявку на сайте, и получите прайс на все виды услуг.

С уважением, ARHIV-PRO